Es un recurso escaso y, aunque no puedes comprarlo, sí puedes aprender a optimizar el tiempo y ganar bienestar. Fíjate, la clave no es hacer más actividades y cómo hacerlas más deprisa; sino hacer lo más importante y ejecutarlo adecuadamente.
Escoge sólo 3
Puedes empezar haciendo una lista de todo aquello que querrías conseguir, tanto a nivel personal como profesional. Reflexiona por un instante y escoge sólo 3 proyectos, los que para ti sean prioritarios en estos momentos.
Descomponlos en objetivos y metas más pequeñas. Ponles fecha, como mucho, 1 año.
Anota todo aquello que necesitas para lograrlo, y observa cómo te sientes cuando lo haces. Fíjate en tu cuerpo, si se encoje o se expande.
Date cuenta si notas alguna tensión, en la espalda, los hombros o las piernas. Es una forma muy sencilla de confirmar cuánto crees en tu proyecto y tu motivación. Escucha con atención las señales de tu cuerpo, te habla aunque no estés acostumbrado a escucharle.
Planifica cada proyecto, lo que deberías conseguir al final de cada mes o de cada semana y cómo vas a hacerlo. Te ayudará avanzar y sentirte motivado.
Concentrarte sólo en estos proyectos que has elegido te permitirá reunir toda tu energía en ellos.
El siguiente paso, sigue estas prácticas reglas para optimizar tu tiempo:
Organiza tu jornada
¿Conoces la metáfora del vaso y las piedras?
A lo largo del día te enfrentas a una multitud de tareas y actividades, pero no todas tienen la misma importancia ni el mismo impacto a la hora de alcanzar tus objetivos.
Fíjate lo que sucede cuando quieres llenar un vaso con piedras de distintos tamaños. Si empiezas poniendo la arena y los guijarros, no dejarás nunca espacio para las piedras grandes.
La arena, las pequeñas piedras, son las tareas menores de tu día a día. Y las piedras grandes, las que sí o sí deberías hacer al final del día para conseguir tus metas.
Te animo a que definas tus 3 piedras grandes para cada día, mantendrás el foco y avanzarás con eficacia hacia tus objetivos.
Focalízate en el 20% para optimizar tu tiempo
Según la ley de Pareto, el 80% de los resultados vienen del 20% de las causas.
Si suprimes todo aquello que no es imprescindible, te ayudará a enfocarte en aquello que tiene un verdadero impacto y sabrás como gestionar tu tiempo con eficacia.
Imagina por un momento que en una empresa el 20% de los productos y servicios que venden, representa el 80% de los beneficios. Merecerá la pena dedicar las estrategias de venta para promocionarlos y subcontratar otras tareas que tienen menos impacto en el futuro.
Diferencia urgente e importante
Clasifica las tareas según requieran una acción urgente y/o importante, según la matriz Eisenhower de gestión del tiempo.
Esta herramienta te permitirá decidir con mayor claridad qué tareas deberías hacer, delegar, programar o definitivamente, eliminar.
Aprende a decir “no” te ayuda a optimizar tu tiempo
Si atiendes todas las peticiones que recibes, seguramente te lleve a actuar sin rumbo y a expensas de las necesidades de las demás. Además no siempre vas a tener suficiente tiempo y energía para responderlas todas.
Tal vez te resulte complicado pero, aprende a decir “No” a todo aquello que te aleja del lugar donde quieres estar y de donde te interesa llegar. Siempre puedes encontrar un modo empático y asertivo para planificar ciertas peticiones para otro momento o de otra forma; o simplemente, dejar de hacerlas.
Pruébalo, los resultados suelen sorprender.
Aprovecha las primeras horas del día
Si quieres evitar seguir posponiendo esas tareas que tanto te cuestan, empieza por ellas en las primeras horas, te librarás para el resto del día y así no acabarán convirtiéndose urgentes.
Una excelente forma para optimizar tu tiempo y ganar bienestar.
Limita el tiempo para cada tarea
Es la ley de Parkinson.
¿Sabías que tendemos a dilatar el trabajo cuanto más tiempo tenemos? Es mejor fijarte un tiempo máximo para resolver cada tarea. Trabaja por bloques de tiempo, conseguirás más en menos tiempo.
Sistematiza tus tareas para optimizar tu tiempo
Cuanto más información tengas en tu mente, más complicado te resultará organizarte, porque invertirás más tiempo pensando que haciendo.
Haz enseguida todo lo que puedas resolver en menos de 3 minutos, y dejarás de lado todas esas pequeñas acciones que te distraen. Es el método GTD (Getting Things Done) de David Allen, experto en gestión del tiempo.
Entrena tu atención
Vivimos en un mundo cada vez más conectado a nivel global, pero más distraído con multitud de estímulos, a nivel individual.
Entrenar tu atención te facilitará concentrarte al 100% en cada actividad. En otras palabras, conseguirás optimizar tu tiempo, minimizar los errores y sin duda, ganar bienestar
Ten en cuenta tus niveles de energía
Es posible que por la mañana te sientas con mayor claridad mental, más creativo para abordar tareas que requieran inspiración, planificación o análisis.
Deja para el final del día o para cuando te sientas con menos energía, las tareas más sencillas y que no requieran tanta atención.
También funciona muy bien agrupar las tareas homogéneas y realizarlas juntas, como responder todos los correos en una misma franja horaria en vez de interrumpir tu trabajo cada vez que llega un mensaje a tu bandeja de entrada.
Acostumbrar a tu mente a no dispersarse, a seguir atenta en lo que sucede en ese mismo instante, es el mejor entrenamiento. La práctica del mindfulness es la herramienta por excelencia.
Sé realista con los plazos
Evalúa los plazos teniendo en cuenta posibles imprevistos que puedan surgir, de lo contrario tu objetivo para optimizar el tiempo acabará convirtiéndose en una carrera de obstáculos sin tiempo para reponerte ni poder mirar más allá.
Planifica también unos minutos de pausa, para retomar con más energía e inspiración. Unos pocos minutos de respiración consciente son suficiente para desconectar y volver de nuevo con una mente más clara y disponible para dar lo mejor de ti, además de ganar en salud y bienestar.
Ordena tu espacio
Cuanto más espacio tienes, más lo llenas; tanto que incluso puedes llegar a no encontrar nada de lo que estás buscando.
Un espacio limpio y ordenado, en tu mesa de trabajo, las carpetas de correo electrónico, un armario en casa (de la cocina, el baño, la ropa…) te ayudarán a tener la mirada descansada. Ver orden, hace que sientas orden en tu mente, calma y serenidad por dentro.
Cambiar de hábitos requiere constancia, determinación, con estas herramientas hace que sea más sencillo, aunque si alguna se te resiste, siempre puedes encontrar otro modo para optimizar tu tiempo y ganar bienestar. Estoy aquí para ayudarte.
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Mònica Moles
Coach, Economista. Consultora de RRHH y formadora. Experta en Mindfulness y desarrollo del Liderazgo consciente